Zicht op de inkoopresultaten en het besparingspotentieel
De kwantitatieve analyse van inkoopvolumes, onderscheiden naar leveranciers, staat ook wel bekend als crediteurenanalyse. Met behulp van de crediteurenadministratie kunnen verschillende financiële analyses worden ontwikkeld. Met zicht op de inkoopresultaten kan het besparingspotentieel inzichtelijk worden gemaakt.
Inkoopresultaten verbeteren
Lennartz (2000) noemt drie indicatoren die (doorgaans) aantonen waar verbeteringen mogelijk zijn:
- Grote inkoopvolumes bieden doorgaans een hoog besparingspotentieel. Dat kan dus een reden zijn om artikelgroepen op te schonen, dubbelingen eruit te halen en onder te brengen bij één leverancier.
- Veel leveranciers zijn een indicatie voor versnipperde inkoop. Het kan raadzaam zijn om te werken met voorkeursleveranciers en zo de versnippering een halt toe te roepen.
- Relatief veel facturen met lage waarde is een indicator voor het ontbreken van raamovereenkomsten of afspraken of de afhandeling van inkopen in bestaande contracten. Een factuuranalyse is relatief snel te maken en kan een behoorlijke besparing opleveren.
Besparen op inkoop
Een goed georganiseerd besparingsproject kan al snel een besparing opleveren tot wel 40%. Zo kunnen bijvoorbeeld tactisch afgesloten raamcontracten een besparing voor langere tijd waarborgen. Voorwaarde voor het slagen van een project is dat het professioneel wordt uitgevoerd en niet bij een goed bedoeld projectplan eindigt.
Processen verbeteren of vereenvoudigen
Verbeter en/of vereenvoudig de processen op jouw afdeling met behulp van de volgende stappen.
- Breng de processen binnen je afdeling in kaart. Noteer stap voor stap wat de processtappen zijn.
- Bekijk per proces en processtap wat er volgens jou beter kan. Wat kost (te)veel tijd en zou dus vereenvoudigd kunnen worden?
- Plan een afspraak in met je leidinggevende en spar met hem/haar over mogelijke verbeterstappen.
- Bepaal welke acties er voor jou zijn en bij welke zaken je hulp nodig hebt.
- Spreek hiervoor termijnen af en plan deze taken in.
Voordat je echter zaken kunt verbeteren of vereenvoudigen, moet je eerst weten hoe de processen binnen je afdeling lopen. In module 1 van ‘PiTtiG Inkoop: Prestatieverbetering Technische Groothandels’ krijg je meer inzicht in de taken en verantwoordelijkheden van andere afdelingen én die van jezelf. Ook leer je stapsgewijs een (nog) slimmere en betere bedrijfsvoering van de inkoopfunctie tot stand te brengen.